Plusieurs managers ou gestionnaires manquent de temps. Ils sont très sollicités en mode d’urgence et doivent dégager du temps pour ce qui est important dans leur fonction. Cette capsule vise à rappeler quelques éléments essentiels pour accroitre son efficience au travail.

1. S’organiser efficacement
2. Maîtriser son emploi du temps
3. Communiquer efficacement avec ses collaborateurs

S’ORGANISER EFFICACEMENT

• Avoir un bureau rangé, ordonné, agréable
• Classer thématiquement les documents
• Rédiger un mémo synthétique pour faciliter le suivi du dossier (date, actions posées, actions à faire et jalons de temps)
• Dégager du temps calme pour gérer les dossiers plus complexes (garder une plage spécifiques pour vos dossiers plus longs ou complexes. Communiquer vos horaires pour ne pas être dérangé).

MAITRISER VOTRE EMPLOI DU TEMPS

• Planifier au maximum 5 actions importantes à accomplir dans la journée. Donner priorité aux tâches prioritaires !
• S’organiser pour ne pas gérer que des urgences. Si tel est le cas, mettre en place une structure pour diminuer les urgences
• Prévoir les imprévus en gardant de la flexibilité dans les horaires
• Si possible, grouper les rendez-vous externes (moins fatiguant et plus efficace)

COMMUNIQUER EFFICACEMENT AVEC VOS COLLABORATEURS

• Identifier les critères qui déterminent l’urgence et/ou l’importance d’une information ou d’une tâche
• Convenir d’un code de diffusion des courriels pour éviter d’en recevoir trop
• Quand c’est possible, privilégier les outils collaboratifs sur un document en commun plutôt que les versions différentes de travail. Le suivi de la version la plus à jour est plus facile
• Etre intentionnel sur le suivi de la réunion concernant les rôles et responsabilités concernant la tâche et l’étape de suivi après la réunion
• Gérer les dysfonctionnements éventuels afin de choisir les pratiques qui fonctionnent pour votre équipe

Ces trois conseils simples devraient vous aider à prendre le contrôle de votre temps, de vos priorités et à faciliter les communications avec vos collègues quant à l’organisation du travail. Vous devriez donc mettre votre énergie sur ce qui est important et urgent, avoir moins de courriels ou d’interruptions dans l’accomplissement de tâches importantes.

Vos idées ou partage d’expériences pour être plus efficient au travail nous intéressent. Communiquez-les en répondant à ce message. Merci de votre collaboration.
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Martine Chanier, MBA
Conseillère en gestion

www.agora-ressources.com

Face à un monde en changement avec le spectre de rareté de la main d’oeuvre qualifiée et la cohabitation de plusieurs générations au travail, il est important pour l’entreprise de faciliter les liens entre générations.

Certains suggèrent de répondre aux attentes des générations en fonction de leur typologie. Cependant, cette gestion différenciée en fonction de la catégorie d’age des employés peut entrainer des inégalités sous prétexte d’attentes différentes d’une génération par rapport à une autre. Par exemple, la génération des Y, nés à partir de la décennie 1980, priorise les valeurs positives, l’éthique, la confiance, le besoin d’accomplissement, les relations sociales, l’autonomie, la reconnaissance. Ils ont des attentes plus élevées concernant la conciliation travail - famille. L’entreprise doit-elle avantager seulement les jeunes employés, en offrant des horaires flexibles pour la poursuite des études, pour gérer la famille au risque de générer des conflits intergénérationnels?

En effet, un employé d’une génération plus âgée pourrait apprécier de bénéficier d’horaires souples pour gérer ses activités extra professionnelles.  De plus pour garder les baby-boomers, il faudra planifier la gestion de la main d’oeuvre âgée dans l’organisation, si on manque d’employés.

Une étude réalisée en 2005 sur les différences intergénérationnelles au travail, qui s’est intéressée sur les attentes des différentes générations au travail, a fait l’objet d’un article de Tania Saba, professeure titulaire à l’École de relations industrielles de l’Université de Montréal. Cet article est paru dans la Revue Gestion, volume 34, numéro 3, Automne 2009 et s’intéresse aux attentes à l’égard des besoins intergénérationnels des employés.

Besoins:

•  d’équilibre travail-famille
• d’employabilité
• d’avancement de carrière
• d’autonomie au travail
• de reconnaissance
• de stabilité d’emploi
• de climat de travail sain
• de loyauté au travail.

Il ressort de cette étude que certaines attentes sont plus fortes chez les jeunes:

• avancement de carrière
• employabilité
• conciliation travail-famille.

En revanche d’autres attentes sont communes aux générations différentes:

• stabilité en emploi
• autonomie
• reconnaissance.

L’auteur suggère de s’intéresser davantage au cycle de carrière de l’employé plutôt qu’à sa catégorie d’âge et de proposer des solutions de gestion adaptées. Par exemple avoir un plan de carrière. Pour personnaliser la relation d’emploi, l’employeur pourra établir un contrat psychologique avec l’employé et ainsi expliquer les conditions de travail, les attentes de l’employeur, les comportements acceptables ou non et conclure une entente sur son respect. Ainsi indépendamment de la génération à laquelle appartient l’employé, on peut s’entendre sur ce qui est important dès l’embauche et minimiser les écarts de traitement entre employés.

En ce qui concerne le besoin de relations sociales des jeunes, les études (Bourrhis 2007) montrent l’importance de déployer des actions d’intégration en emploi qui répondront à ces attentes.

Connaitre la segmentation des travailleurs par génération permet de cerner les problématiques sur le terrain. Bien entendu, la communication pourra être plus appropriée si le gestionnaire connait les valeurs importantes pour les membres de chaque génération.

Comme dans chaque gestion de diversité au travail***, il est nécessaire de donner une égalité de chances et d’éviter tout risque de discrimination. Il est donc préfèrable de conserver une attitude flexible et ouverte, de tenir compte de la culture de l’organisation ou de l’entreprise, d’éviter de créer des injustices reliées à la gestion. En tirant avantage des forces de chaque individu des diverses générations, l’entreprise pourra capitaliser sur ces atouts.

En conclusion, je cite la définition de la diversité de l’U.E. (union européenne). <C’est reconnaitre la diversité, c’est comprendre comment les individus peuvent contribuer à l’essor collectif et apporter des qualités qui peuvent être capitalisées et utilisées pour le plus grand bénéfice de tous, de l’entreprise et de la société en général. …Cela s’inscrit dans un monde complexe et en perpétuel mouvement.>

A diverse society: Tackling Discrimination Across Europe

Qu’en pensez-vous? Quelle problématique rencontrez-vous? Communiquez-nous vos réactions, vos suggestions, vos informations. Il nous fera plaisir de vous répondre personnellement.

Martine Chanier, MBA
Conseillère en gestion, Coach et formatrice
Agora Ressources d’affaires
www.agora-ressources.com

Domaine: Développement organisationnel et Ressources humaines
+Expertise en Gestion du changement
+Spécialisée en Gestion de la Diversité en entreprise
+ Animation de groupes de co-développement professionnels

***diversité selon l’OCDE: sexe, age, origine raciale, religion, conviction, orientation sexuelle, handicaps.

Sources:

• Revue Gestion: http://www.revuegestion.ca/books/view/id/13
• Site web de la campagne lancée à l’échelle Européenne <pour la diversité. Contre la discrimination>:
  http://ec.europa.eu/employment_social/fdad/cms/stopdiscrimination?langid=en

Les entreprises embauchent du personnel diversifié, en raison de l’immigration et aussi des pénuries de main d’oeuvre spécialisée. Les gestionnaires doivent composer avec des équipes multiculturelles. Comment les employés vivent-ils ce changement?

• dans les réunions ou à la pause repas, les employés se réunissent-ils par sous groupes distincts selon leur origine ethnoculturelle?
• de nouveaux conflits liés à la perception, aux préjugés ou aux stéréotypes apparaissent-ils?
• l’efficacité opérationnelle est-elle altérée?
• Les employés ont-ils tous le même niveau de compréhension de la langue parlée au travail?
• Les employés anciens sont-ils irrités par les accomodements culturels?

Si vous avez répondu OUI à au moins une de ces question, sachez que ces situations sont surmontables et sont à inclure dans les paramètres de la gestion d’une équipe multiculturelle. Il est important de changer Lire le reste de cet article »

Dans le paysage multiculturel des entreprises, comment bien intégrer la diversité ethnoculturelle? Au-delà de l’accueil, il peut être bienvenu de créer des activités et des moments dont l’objectif recherché est l’intégration.

L’intégration compte trois principaux éléments:

•  le partage des valeurs communes. On identifiera donc ce qui unit. Elle peuvent être inclues dans la mission de l’entreprise ou encore lors de la planification stratégique.
• La recherche de buts communs: On identifie une cible à atteindre, soit un résultat financier ou un quota de production ou de ventes à réaliser. Le but commun aide à former un <esprit de corps> et d’engager positivement chaque personne dans son rôle et sa foncion dans le groupe.
• Le développement d’interactions et de relations entre les personnes est prioritaire dans le processus d’intégration. On veillera à créer des <événements> sociaux ou à prendre le temps lors de réunions d’équipes pour communiquer avec les nouveaux venus.

Voici quelques exemples d’activités pouvant vous permettre d’accomplir une intégration réussie de la diversité dans l’entreprise:

• Développer des formations Lire le reste de cet article »

Le 14 février 2010, l’article de ce blog traitait du <stress, danger de mort au travail! apprenons à bien gérer les employés>. Je citais les nombreux suicides liés à l’environnement de travail et aux conditions trop stressantes pour les victimes. La situation est actuelle en France, en Chine et ailleurs dans notre monde global, dans certaines entreprises…

Aujourd’hui, le 14 juillet 2010, jour de fête nationale en France, je souhaite saluer une issue positive à cette situation, qui perdure puisque l’on en recense 17 à ce jour, en six mois, selon les syndicats.

En effet, le nouveau président de France-Télécom, Stephane Richard, a considéré le suicide d’un de ses employés comme un accident de travail. Fini la politique de l’autruche! Félicitations! On peut considérer que ce signal est une claire prise en compte des employés à ménager ou manager.

Vous pouvez découvrir la suite de l’article sur le lien suivant

Je souhaite que les grandes entreprises, prennent en compte Lire le reste de cet article »