Le forum ouvert: une réponse d’intelligence collective

Les responsables de ressources humaines, d’organisation, de communication, de collectivité…qui souhaitent organiser des réunions de partage d’idées sans équipe d’animateurs voient un grand intérêt dans le forum ouvert (Open Space).

Il s’agit d’un processus de co-construction de la réunion qui fonctionne avec ses clés de réussite. En effet les <4 principes> et <la loi des deux pieds> caractérisent le forum ouvert sont:

Les quatre principes:

  1. Quiconque se présente est la bonne personne
  2. Ce qui se produit est la seule chose qui aurait dû se produire
  3. Le meilleur moment pour commencer est quand ça commence
  4. Quand c’est fini, c’est fini.

=> ces principes légitimisent les personnes présentes comme étant les mieux placées pour résoudre les questions. Elles sont centrées sur le présent, maintenant. On limite ainsi les extrapolations avec les <si…> on <aurait pu> ou <du>. De plus on avance avec ce qu’on a maintenant et on passe à l’action sans attendre, ni culpabilité concernant l’heure. Enfinm lorsque c’est fait, on peut passer à quelque chose d’autre sans nostalgie.

La loi des deux pieds qui veut qu’on se déplace à un autre groupe lorsque celui dans lequel on est ne nous donne pas satisfaction. Cela apporte la liberté et la légèreté, comme un insecte qui butine sur des fleurs différentes. Le participant peut se déplacer à tout moment dans un autre groupe, sans se justifier, selon son souhait et ses aspiration.

On constate que les forums ouverts ne donnent pas lieu à des conflits puisque les personnes peuvent se déplacer pour rechercher un meilleur groupe. Elles sont participatives et non uniquement consommatrices du groupe comme cela peut être le cas dans des groupes structurés et directifs.

On remarque aussi que les participants ont la capacité de s’organiser eux-mêmes et d’adhérer aux choix des groupes de façon plus marquée que si les solutions étaient dirigées.

Pour qu’un système s’organise avec succès dans la nature, M. Kaufmann, biologiste et auteur du livre <At Hom in the Universe (Oxford) propose 5 conditions essentielles :

  1. Un environnement nourrissant et relativement sécurisant
  2. Un degré de diversité et de complexité élevé des éléments qui doivent s’organiser
  3. La faculté de vivre à la limite du chaos
  4. Des liens préalables peu nombreux.

Certains font un lien entre le système qui s’organise en biologie et le forum ouvert. 

Je trouve qu’en situation managériale, le forum ouvert présente des avantages pour gérer des réunions lorsqu’on a peu d’animateurs, pour obtenir la participation des personnes présentes, pour limiter les mécontentement et obtenir l’adhésion des individus, pour augmenter l’innovation, la créativité et développer l’intelligence collective, pour gérer sans autorité ou avec une hiérarchie faible.

De plus, on cherche comment auto-gérer les équipes et le forum ouvert pourraient apporter une réponse d’auto-régulation d’équipe, ce qui simplifierait le management de l’équipe. Je suis étonnée à chaque fois qu’une réunion s’organise avec des composantes de forum ouvert, de constater comment les participants sont satisfaits des résultats obtenus comparativement à une réunion contrôlée par un animateur qui impose son point de vue.

Cette nouvelle façon de gérer les réunions pourrait gagner du terrain pas seulement avec les outils du web 2.0 mais aussi en entreprise, pour obtenir la participation active des employés.

Avez-vous vécu des expériences de forum ouvert? Pensez-vous que l’on devrait l’utiliser davantage en entreprise, pour solliciter la communication entre employé sur des sujets d’intérêt importants?

Votre avis nous intéresse. Veuillez enrichir ce texte de vos apports.

Pour une responsabilité sociale et environnementale élargie!

Votre équipe de partenaires en management responsable

Martine Chanier, MBA
Présidente et Conseillère en management
Agora Ressources d’affaires

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