Face à la surcharge d’information en entreprise et parfois, à l’absence d’information critique, je vous propose d’organiser celle-ci selon son importance, sa pertinence et son processus de circulation.
- Sélectionner l’information:
Chaque entreprise doit régulièrement définir quelles sont les informations prioritaires à partager. La palette des possibilités peut toucher le volet opérationnel sur le management ou la productivité et aller jusqu’au volet global ou stratégique de veille dans le secteur.
Certaines informations ne toucheront que le siège social alors que d’autres toucheront les entités locales. Le but recherché est d’obtenir une certaine homogénéité des informations au niveau de l’entreprise et d’accorder suffisamment d’autonomie au niveau local. Il s’agit donc d’établir les informations qui sont prioritaires à partager et importantes ou utiles.
La diffusion de l’information en entreprise est souvent la résultante du mode d’organisation et du contexte de politique interne. Dans les PME, il est fréquent que le président centralise toute l’information avant de la faire circuler; Dans d’autres entreprises, on constatera que l’information circule de façon anarchique et informelle. L’idéal est que l’information utile circule afin de favoriser la gestion autonome des départements, de faciliter les échanges inter-unités et d’identifier l’information utile pour la haute direction. Il faudra nommer des responsables de chaque type d’information, le communiquer largement dans l’entreprise et déterminer les informations pertinentes et les relais nécessaires à cette information.
Souvenons-nous que le manque d’information à valeur ajoutée nuit à l’efficience opérationnelle, engendre des retards dans le processus de travail, génère des conflits, provoque des doublons de tâches ou des erreurs… La gestion transversale de l’information est un facteur clé de succès dans bien des entreprises. Le <middle encadrement> a le plus besoin de l’information à valeur ajoutée. Il faut organiser le partage d’information et encadrer la circulation de celle-ci. - Établir le processus d’information:
On commencera par cartographier les flux principaux d’information. On précisera comment l’échange s’opère, comment recueillir l’information critique et comment l’utiliser. Ensuite on définira les types de support de transmission et de stockage. Penser à noter le calendrier des mises-à -jour et la durée de vie des informations par catégorie.
Celui qui détient l’information accroit son pouvoir d’information. Cette ressource intangible est à l’origine de bien des jeux politiques !
On peut travailler sur la culture organisationnelle et tendre vers la gestion saine de l’information. Pour ce faire, éviter la surcharge d’information, encourager à filtrer les flux d’informations, éduquer les contributeurs, faire circuler un guide des règles et usages des outils de communication de l’entreprise pour les communications internes par exemple.
En conclusion, si vous êtes souvent interrompu pour communiquer une information pertinentes, si vous avez trop ou pas assez d’information pour prendre vos décisions…. pensez à faire un diagnostic des flux d’information et processus. Vous accroitrer non seulement votre productivité mais aussi le climat de travail.
Pour vous aider dans cette démarche, faites affaires avec un(e) Conseiller(ères) en management
Votre équipe de partenaires en management responsable
Martine Chanier, MBA
Présidente et Conseillère en management
Agora Ressources d’affaires
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