Les téléconférences ou réunions par téléphones font gagner du temps et deviennent habituelles. Leur efficacité peut dépendre des quelques conseils suivants:

1) Choisissez un lieu tranquille: Familiarisez-vous avec votre appareil, éviter les cellulaires qui sonnent, évitez les hauts-parleurs. Si vous avez à vous déplacer, appuyez sur <mute> pour ne pas perturber la conversation.

2) Désactivez la fonctionnalité <appel en attente> et les autres lignes. Ainsi la tonalité ne sera pas activée pour indiquer qu’une personne se joint. Pensez aussi à désactiver les autres sonneries de téléphones dans la pièce.

3) Présentez-vous clairement en indiquant à qui vous adressez la parole. Il est possible que l’on reconnaisse votre voix, mais pour éviter toute ambiguité, il est préférable de suggérer qu’on souhaite prendre la parole et d’être écouté par chacun. Si votre intervention ne rejoint que quelques personnes, mentionnez leurs noms. Soyez bref. Assurez-vous de laisser de la place pour que les autres réagissent. Chacun a besoin de participer.

4) Ne coupez pas la parole: Selon le style de communication, une téléconférence peut devenir ingérable, avec des commentaires inappropriés, des interruptions de paroles, un plan de conversation peu clair….Les interruptions ont un effet perturbateur. Laissez les autres finir et intervenez avec tact. Éventuellement rappelez les consignes de bienséance au début de l’appel.

5) Exprimez-vous avec clarté: parlez lentement et articulez pour être compris. Expliquez les concepts afin de rejoindre tous les styles de communication de vos interlocuteurs, utilisez des images, des métaphores, assurez-vous que vous êtes compris. Résumez régulièrement les points abordés et le résumé de la conversation.

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Votre partenaire clé en conseil management
Martine Chanier
Consultante en management, Coach
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