Toujours en urgence : 3 conseils pour gagner du temps au travail

Plusieurs managers ou gestionnaires manquent de temps. Ils sont très sollicités en mode d’urgence et doivent dégager du temps pour ce qui est important dans leur fonction. Cette capsule vise à rappeler quelques éléments essentiels pour accroitre son efficience au travail.

  1. S’organiser efficacement
  2. Maîtriser son emploi du temps
  3. Communiquer efficacement avec ses collaborateurs

S’ORGANISER EFFICACEMENT

  • Avoir un bureau rangé, ordonné, agréable
  • Classer thématiquement les documents
  • Rédiger un mémo synthétique pour faciliter le suivi du dossier (date, actions posées, actions à faire et jalons de temps)
  • Dégager du temps calme pour gérer les dossiers plus complexes (garder une plage spécifiques pour vos dossiers plus longs ou complexes. Communiquer vos horaires pour ne pas être dérangé).

MAITRISER VOTRE EMPLOI DU TEMPS

  • Planifier au maximum 5 actions importantes à accomplir dans la journée. Donner priorité aux tâches prioritaires !
  • S’organiser pour ne pas gérer que des urgences. Si tel est le cas, mettre en place une structure pour diminuer les urgences
  • Prévoir les imprévus en gardant de la flexibilité dans les horaires
  • Si possible, grouper les rendez-vous externes (moins fatiguant et plus efficace)

COMMUNIQUER EFFICACEMENT AVEC VOS COLLABORATEURS

  • Identifier les critères qui déterminent l’urgence et/ou l’importance d’une information ou d’une tâche
  • Convenir d’un code de diffusion des courriels pour éviter d’en recevoir trop
  • Quand c’est possible, privilégier les outils collaboratifs sur un document en commun plutôt que les versions différentes de travail. Le suivi de la version la plus à jour est plus facile
  • Etre intentionnel sur le suivi de la réunion concernant les rôles et responsabilités concernant la tâche et l’étape de suivi après la réunion
  • Gérer les dysfonctionnements éventuels afin de choisir les pratiques qui fonctionnent pour votre équipe

Ces trois conseils simples devraient vous aider à prendre le contrôle de votre temps, de vos priorités et à faciliter les communications avec vos collègues quant à l’organisation du travail. Vous devriez donc mettre votre énergie sur ce qui est important et urgent, avoir moins de courriels ou d’interruptions dans l’accomplissement de tâches importantes.

Vos idées ou partage d’expériences pour être plus efficient au travail nous intéressent. Communiquez-les en répondant à ce message. Merci de votre collaboration.
_______________________

Martine Chanier, MBA
Conseillère en gestion

www.agora-ressources.com

Plusieurs managers ou gestionnaires manquent de temps. Ils sont très sollicités en mode d’urgence et doivent dégager du temps pour ce qui est important dans leur fonction. Cette capsule vise à rappeler quelques éléments essentiels pour accroitre son efficience au travail.

  1. S’organiser efficacement
  2. Maîtriser son emploi du temps
  3. Communiquer efficacement avec ses collaborateurs

S’ORGANISER EFFICACEMENT

  • Avoir un bureau rangé, ordonné, agréable
  • Classer thématiquement les documents
  • Rédiger un mémo synthétique pour faciliter le suivi du dossier (date, actions posées, actions à faire et jalons de temps)
  • Dégager du temps calme pour gérer les dossiers plus complexes (garder une plage spécifiques pour vos dossiers plus longs ou complexes. Communiquer vos horaires pour ne pas être dérangé).

MAITRISER VOTRE EMPLOI DU TEMPS

  • Planifier au maximum 5 actions importantes à accomplir dans la journée. Donner priorité aux tâches prioritaires !
  • S’organiser pour ne pas gérer que des urgences. Si tel est le cas, mettre en place une structure pour diminuer les urgences
  • Prévoir les imprévus en gardant de la flexibilité dans les horaires
  • Si possible, grouper les rendez-vous externes (moins fatiguant et plus efficace)

COMMUNIQUER EFFICACEMENT AVEC VOS COLLABORATEURS

  • Identifier les critères qui déterminent l’urgence et/ou l’importance d’une information ou d’une tâche
  • Convenir d’un code de diffusion des courriels pour éviter d’en recevoir trop
  • Quand c’est possible, privilégier les outils collaboratifs sur un document en commun plutôt que les versions différentes de travail. Le suivi de la version la plus à jour est plus facile
  • Etre intentionnel sur le suivi de la réunion concernant les rôles et responsabilités concernant la tâche et l’étape de suivi après la réunion
  • Gérer les dysfonctionnements éventuels afin de choisir les pratiques qui fonctionnent pour votre équipe

Ces trois conseils simples devraient vous aider à prendre le contrôle de votre temps, de vos priorités et à faciliter les communications avec vos collègues quant à l’organisation du travail. Vous devriez donc mettre votre énergie sur ce qui est important et urgent, avoir moins de courriels ou d’interruptions dans l’accomplissement de tâches importantes.

Vos idées ou partage d’expériences pour être plus efficient au travail nous intéressent. Communiquez-les en répondant à ce message. Merci de votre collaboration.
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Martine Chanier, MBA
Conseillère en gestion

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