Vous en avez assez de la procrastination au travail?

La procrastination est un symptôme aux causes variées. Est-ce le manque d’organisation, le doute, la peur, la négligence…qui conduisent à ce résultat? Que faire lorsque votre subordonné procrastine? Comment améliorer ses performances.

Procrastiner, c’est repousser continuellement des tâches à faire au lendemain, à la semaine suivante et prendre du retard.

  1. Quelle est la dose acceptable de procrastination au travail? notre réponse prend en compte de l’impact sur le travail, la tolérance intrinsèque de l’intéressé et de son comportement avec ses collègues.
  • Si la personne qui procrastine sélectionne des tâches non urgentes et non importantes, on peut considérer que la procrastination a peu d’impact sur son travail et sur ceux qui l’entourent.
  • La quantité de procrastination acceptable varie avec la capacité de l’intéressé à garder des tâches incomplètes dans son environnement. Certaines personnes aiment avoir du retard pour montrer qu’elles sont occupées et ainsi éviter d’avoir plus d’ouvrage. Cela les protège aussi de la crainte de ne plus avoir de travail.
  • La procrastination des tâches importantes et urgentes est critique et représente la limite organisationnelle à accepter. C’est pour cela que l’on mesure des niveaux de retards de certaines tâches importantes. Par exemple : nombre de jours pour facturer le client.
  • On constate par expérience que les procrastineurs imposent des courts délais à ceux qui viennent après eux dans le processus. Comme ils sont eux-mêmes en retard, ils demandent souvent que les tâches qui arrivent après la leur soit faites rapidement. Par exemple, si la levée du courrier se fait à 15h. Le procrastineur arrivera avec des gros paquets ou un gros envoi au dernier moment, mobilisant beaucoup plus de ressources que prévue pour envoyer à temps la marchandise.

Si la procrastination se ressent sur des tâches non primordiales, qui ont peu d’impact sur l’entourage et que la personne tolère bien ce niveau de retard, alors la procrastination sera acceptable.  Notons que la procrastination peut être à la source de conflits aux travail et cela nous amène à considérer ses limites.

2.  Quelles sont les limites?

  • La limite est celle qui empêche la personne de travailler. Lorsque le degré de tolérance à repousser la tâche est atteinte, lorsque le coût que cela représente pour la personne est trop élevé, lorsque le stress est trop grand, alors elle sera face à un mur. Soit elle fuira la situation et sera malade ou quittera son emploi, soit elle travaillera fort pour se mettre à jour.
  • Lors d’une séance de coaching, le coaché peut distinguer son mode de fonctionnement et choisir d’y remédier en devenant exemplaire.
  • Lorsqu’un élément déclencheur se produit : visite du bureau par un patron, échéance d’entretien d’évaluation, etc… la personne peut faire une opération mise à jour de son travail comme une opération <ménage de début de saison>.
  • Avant que la procrastination n’engendre des conflits parmi les employés, il est nécessaire de chercher des solutions durables au sein de l’équipe pour bien fonctionner.

3.  Qu’en pense la direction?

Les patrons organisés sont peu tolérants en général avec la procrastination si celle-ci représente un coût pour l’entreprise. Plus le niveau de procrastination est important et moins le patron peut déléguer de nouvelles tâches ou compter sur la fiabilité de son équipe. De plus, la procrastination est comme un goulot d’étranglement et elle entraîne des effets négatifs sur ceux qui sont en aval dans le processus. Si la personne qui procrastine est centralisatrice et peu transparente, la situation sera cachée par une excuse et justifiée par <un manque de temps>, ou <trop de réunions>. La procrastination représente un coût pour l’entreprise: par exemple, coût du retard au niveau de l’encaissement, coût d’opportunités manquées par manque de disponibilité, coûts de retards liés aux dépendances opérationnelles, coût du travail en double, temps d’attentes etc…

Parmi les patrons peu organisés, certains considèrent comme inévitable la procrastination et semblent inconscients de l’impact du coût de la procrastination sur l’organisation.

Le recrutement doit permettre de déceler les personnes efficientes opérationnellement qui seront peu enclines à procrastiner et rapides à passer à l’action afin de limiter cet impact négatif pour l’entreprise. Lors du recrutement, on peut déceler le niveau de compétence de l’employé et sa motivation. L’aptitude à ne pas procrastiner pourra se développer dans le plan de formation de l’employé. Un coaching approprié lui fera prendre conscience des raisons profondes qui le conduisent à procrastiner. On pourra aussi partager les valeurs de travail de l’équipe: intégrité, respect de l’engagement, transparence pour encourager le bon comportement.

4. Votre gestionnaire procrastine: que faire?

<Trop occupés pour être organisés> semble être le modus operandi de certains gestionnaires qui sont souvent en réunion ou absents de leur bureau. Des piles de dossiers à traiter s’accumulent inlassablement. Que faire dans ce cas?

Si vous êtes son supérieur, vous pouvez:

  • Tester sa capacité à déléguer certaines de ses tâches et à les confier à quelqu’un dans l’équipe.
  • demander à son adjointe de tenter de lui remettre les documents par priorité et proposer un classement des documents qui l’aidera à se retrouver plus vite et à être efficient.
  • Lui demander de mettre de l’énergie dans ses propres affaires, surtout si l’équipe dépend de ses tâches en retard.

Si vous êtes subordonnés d’un <boss> qui procrastine, comme vous ne pouvez pas travailler sur votre patron, vous pouvez travailler sur vous:

  • veiller à être à jour dans votre travail, cela pourrait l’inspirer et devenir contagieux!
  • vous armer de patience pour subir les retards liés à la procrastination,
  • tenter de l’aider avec diplomatie,
  • vous adapter et attendre qu’il se mette à jour, qu’il change de fonction ou
  • quitter votre emploi si cela vous dérange trop.

Les leaders comme David Allen sont les champions de la non-procrastination et de l’organisation avec le système GTD <Get things done> et développent l’art d’être productifs et sans stress. http://www.davidco.com/seminars/seminar.php.

Une formation sur la méthode des 5 S Seiri (sélectionner), Seiton (situer), Seiso (Scientiller), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke) suivre et soutenir pour stimuler à une bonne attitude, à de l’intégrité et de l’efficience opérationnelle. Un bon coach pourra aussi accompagner la personne qui a développer des habitudes à procrastiner.

Une introspection ou une analyse des causes entraînant la procrastination s’impose. Est-ce un comportement de peur de l’étape suivante qui crée cette inertie? Un professionnel diffère de préparer son offre de services, est-ce la peur de franchir l’étape suivante qui le ralentit? est-ce la peur de l’échec, si son offre n’est pas retenue? Dans certains cas, en contexte de diversité ethnoculturelle, on peut constater que l’habitude à procrastiner est liée à la relation au temps qui est perçu comme inépuisable et la personne est fataliste quant à sa capacité de gérer de façon volontariste son agenda !

En travaillant avec un coach d’affaires expérimenté, l’individu ôtera les obstacles ou les freins qui le ralentissent et diminuent son efficience… Il deviendra plus clair sur son comportement, sur ses réactions, il découvrira ses paradigmes. Ensuite une analyse coûts/bénéfices de cette situation libèrera  l’énergie nécessaire à sa performance et au respect des engagements et priorités. Il s’engagera avec un plan d’action et maintiendra les bons comportements en mesurant ses résultats.

Pourquoi faire appel à un coach externe ou à un tiers autre que le supérieur direct? Si le supérieur veut établir une relation de confiance, une relation créative avec son gestionnaire, il est préférable de déléguer le coaching à une autre personne. Ainsi le gestionnaire sera plus à l’aise avec son patron, la relation sera plus riche et les résultats au rendez-vous.

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Martine Chanier, MBA
Conseillère en management, Coach et formatrice
Agora Ressources d’affaires
Tél.: +1-514-342-4268